TRIKI EXCEL

Skoroszyt z przypomnieniem

Jeśli pracujesz nad pewnym skoroszytem w Excelu, do którego wprowadzasz nowe dane w regularnych odstępach czasu - np. co trzy tygodnie, to korzystając z funkcji przypominania, nie zapomnisz o konieczności uaktualnienia skoroszytu, a na dodatek będzie się on otwierał znacznie szybciej i wygodniej.

Zadanie to można zrealizować przy pomocy programu Microsoft Outlook. Najpierw należy otworzyć żądany skoroszyt w Excelu. Następnie przejść do paska Recenzja (jeśli nie jest widoczny, trzeba go uaktywnić, klikając menu Widok | Paski narzędzi | Recenzja). Następnie kliknąć przycisk Utwórz zadanie w programie Microsoft Outlook. W tle otworzy się okno Bez tytułu - Zadanie - należy przywołać je na pierwszy plan. Na karcie Zadanie pojawi się skrót do pliku Excela. Wpisując w wierszu Temat odpowiednią nazwę, można potem łatwo zidentyfikować to zadanie. Teraz należy kliknąć przycisk Wydarzenie cykliczne i zaznaczyć opcję Tygodniowy w rubryce Wzorzec cyklu, po czym wpisać liczbę tygodni (w tym przykładzie: 3) w wierszu Powtarzaj co ... tydzień w następującym dniu tygodnia.Następnie należy zaznaczyć dzień tygodnia i potwierdzić przyciskiem OK. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie w oknie zadania pola wyboru Przypomnienie i wybranie godziny, o której Outlook powinien przypominać o pracy nad skoroszytem. Zmiany zatwierdza się klikając przycisk Zapisz i zamknij. Należy pamiętać, że jeśli w chwili przypomnienia program Outlook będzie nieuruchomiony, pojawi się ono przy kolejnym jego uruchomieniu.

Aby wyłączyć przypomnienie, należy przejść w Outlooku do kategorii Zadania i kliknąć dwukrotnie utworzone poprzednio zadanie. Następnie kliknąć przycisk Wydarzenie cykliczne, a potem przycisk Usuń cykl.

Powrót do menu

Zamiana miejscami wierszy i kolumn

Jeśli w arkuszu kalkulacyjnym istnieją dane, dla których musimy zamienić kolumny z wierszami, to należy zaznaczyć tabelę danych i następnie z podręcznego menu wybrać opcję Kopiuj. Potem trzeba stworzyć nowy arkusz albo kliknąć w wolne miejsce w obecnym arkuszu i z menu podręcznego wybrać opcję Wklej specjalnie.... Następnie w oknie dialogowym zaznaczyć opcję Transpozycja i na koniec kliknąć OK.

Powrót do menu

Ułamki w Excelu

Częstym błędem Excela w interpretacji ułamka zapisanego w komórce np. w postaci 1/4 jest traktowanie takiego zapisu jako daty.

Żeby tego uniknąć i zmusić Excela do interpretacji zapisu 1/4 jako ułamka wystarczy poprzedzić wpisane cyfry 0 (zerem) np. 0 1/4 i wówczas Excel nada danej komórce format Ułamkowe.

Powrót do menu

Wpisywanie znaku równości

Na pewno wiele osób natrafiło na problem, nie mogąc wpisać w komórce arkusza Excela ciągu znaków rozpoczynających się od znaku równości =. Znak = jest w Excelu znakiem specjalnym i oznacza początek formuły.

Jeśli chcemy wpisać ciąg znaków np. =500-300 i ciąg ten powinien być potraktowany jako tekst a nie formuła, to należy poprzedzić znak = znakiem apostrofu '. Znak ten nie będzie wyświetlany, natomiast znak = nie będzie wtedy rozpoznawany jako początek formuły.

Powrót do menu

Co zrobić, gdy strzałki nie działają

Jeśli podczas pracy ze skoroszytem Excela zauważymy, że klawisze strzałek zamiast przenosić edycję do sąsiedniej komórki, przewijają cały arkusz, to należy sprawdzić czy nie został przypadkowo wciśnięty klawisz [Scroll Lock], znajdujący się obok klawisza [Print Screen]. Wystarczy wcisnąć go jeszcze raz i wszystko wraca do normy.

Powrót do menu

Połączenie Excela i Worda

Jeśli podczas pracy z dokumentem Word okazuje się, że zwykłe tabele Worda nie wystarczają do naszych potrzeb, to w dokumencie można umieścić w pełni funkcjonalny arkusz Excel.
Należy skorzystać z opcji Wstaw|Obiekt i z listy Typ obiektu wybrać Arkusz programu Microsoft Excel. Tak umieszczony arkusz kalkulacyjny posiada wszystkie właściwości normalnego arkusza Excela.

Powrót do menu

Sposób na bardzo szybkie zamykanie

Jeżeli pracujemy z wieloma otwartymi plikami XLS i chcielibyśmy szybko zamknąć te pliki, to należy przytrzymać wciśnięty klawisz [Shift] podczas wybierania opcji Zamknij z menu Plik. Opcja ta zmieni się wówczas w Zamknij wszystko i spowoduje zamknięcie wszystkich otwartych plików. Jeśli któryś z tych plików nie został wcześniej zapisany, to pojawi się domyślne okno dialogowe z pytaniem o potwierdzenie zapisu danych.

Powrót do menu

Ukryte formuły

Domyślnie formuły w Excelu są widoczne tylko podczas edycji lub zaznaczenia danej komórki i pojawiają się tylko na pasku formuły. Gdy pracujemy na rozbudowanych arkuszach i pojawia się potrzeba sprawdzenia poprawności formuł, to należy użyć skrótu [Ctrl ~] - znak ~ (tylda) można zwykle znaleĽć na klawiszu po lewo od klawisza z cyfrą 1.
Powtórne użycie skrótu [Ctrl ~] przywraca domyślny wygląd arkusza.

Natomiast jeżeli chcielibyśmy szybko odnaleĽć wszystkie formuły w arkuszu, to należy użyć polecenia Edycja|PrzejdĽ do|Specjalnie i wybrać opcję Formuły i klinkąć OK.

Powrót do menu

Wyłączenie komunikatów o błędach

Praca z formułami w Excelu czasami wiąże się z pojawianiem się komunikatów o błędach. Generalnie użytkownicy Excela chcą być powiadamiani o błędach, jednak istnieje możliwość ukrycia komunikatów typu #DZIEL/0! lub #NAZWA?. Można to zrobić zagnieżdżając funkcję CZY.BŁˇD() w funkcji JEŻELI(). Zagnieżdżenie to może wyglądać np. tak: =JEŻELI(CZY.BŁˇD(2/0;"";2/0). Formuła 2/0 generuje błąd, jednak komunikat w tym przypadku nie zostanie wyświetlony.

W miejsce 2/0 można wstawić dowolną formułę, dla której komunikaty o błędach mają być ukryte.

Powrót do menu

Wypełnianie kilku komórek jednocześnie

Jeżeli chcemy wypełnić kilka komórek (niekoniecznie do siebie przylegających) tą samą zawartością, to:

1. Należy zaznaczyć te komórki klikając kolejno na nich przy wciśniętym przycisku Ctrl
2. Następnie trzeba wypełnić jedną z tych komórek daną zawartością
3. Na koniec należy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Enter i wpisana przed chwilą zawartość pojawi się we wszystkich zaznaczonych komórkach

Powrót do menu